Nezaplacené faktury: splatnost, upomínky a vymáhání, co funguje

Nezaplacená faktura má jednu nepříjemnou vlastnost: čím déle se s ní nic neděje, tím menší je šance, že bude uhrazena. Věřitel, který se ozve třetí den po splatnosti, dostane zaplaceno mnohem častěji než ten, který mlčí měsíc a pak píše rozhořčený e-mail.

Dobrá zpráva je, že zákon dává věřiteli víc, než většina živnostníků tuší, a že velká část případů se vyřeší dřív, než se dostane k právníkovi.

Prevence stojí nejmíň

Než se dostaneme k vymáhání, tři věci, které snižují počet problémů o většinu.

Prověřte odběratele předem. U větších zakázek se vyplatí minuta ve veřejném rejstříku a v insolvenčním rejstříku. Obojí je zdarma a přístupné komukoli. Firma v insolvenci nebo firma bez zveřejněných účetních závěrek za poslední roky je varovný signál.

Pište splatnost a zálohu do smlouvy. Není-li splatnost sjednaná, platí zákonných třicet dnů od doručení faktury. Kratší splatnost si ale sjednat můžete – čtrnáct dnů je běžný standard, o který se řada dodavatelů nikdy neřekne. U nových klientů a u zakázek, kde nakupujete materiál, trvejte na záloze; obvyklých třicet až padesát procent předem je v pořádku.

Mějte doklad o dodání. Podepsaný předávací protokol, potvrzený e-mail, akceptace v systému. V případném sporu se neřeší, jestli jste práci odvedli dobře, ale jestli to dokážete.

Na co máte nárok ze zákona

Prodlení nastává prvním dnem po splatnosti. Od té chvíle vám náleží dvě věci, aniž byste je museli mít ve smlouvě.

Úrok z prodlení. Podle nařízení vlády č. 351/2013 Sb. se počítá jako repo sazba České národní banky platná k prvnímu dni pololetí, v němž prodlení vzniklo, zvýšená o osm procentních bodů. Pro prodlení vzniklá v prvním pololetí 2026 to znamená 11,50 % ročně, pro druhé pololetí 11,75 % ročně. Podstatné je, že sazba se pak po celou dobu prodlení nemění, i kdyby ČNB repo sazbu upravila.

Paušální náhrada nákladů 1 200 Kč. U pohledávek mezi podnikateli náleží věřiteli za každou pohledávku po splatnosti paušální náhrada nákladů spojených s uplatněním, a to automaticky – nic se nedokazuje a nemusí to být ve smlouvě. U dlužníka, který není podnikatel, se neuplatní.

Vyšší úrok si smluvně sjednat lze, ale ne nepřiměřeně vysoký; soud takové ujednání může zkrátit. Promlčecí lhůta u obchodních pohledávek činí tři roky, přičemž úroky se promlčují postupně, den po dni.

Postup, který funguje

Kdy	Co udělat
3. den po splatnosti	Krátký e-mail bez emocí – možná to jen zapadlo.
7.–10. den	Telefonát. Nejúčinnější krok celého seznamu.
14. den	Písemná upomínka s vyčíslením úroku a paušálu 1 200 Kč.
30. den	Nabídka splátkového kalendáře nebo uznání dluhu.
45. den	Předžalobní výzva.
60. den a dál	Návrh na vydání elektronického platebního rozkazu.

Dva komentáře k tabulce. Telefonát je opravdu nejúčinnější – u malých firem se většina pohledávek vyřeší tady, protože dlužníkovi je zkrátka nepříjemné mluvit s někým, komu dluží. A uznání dluhu má praktickou hodnotu navíc: běží od něj nová promlčecí lhůta a u soudu je z něj silný důkaz.

Předžalobní výzva a platební rozkaz

Předžalobní výzvu podle § 142a občanského soudního řádu je potřeba odeslat nejméně sedm dnů před podáním žaloby na adresu pro doručování. Bez ní soud zpravidla nepřizná náhradu nákladů řízení – tedy to, co jste zaplatili za soudní poplatek a právníka. Vynechat ji je jeden z nejdražších omylů v celém procesu.

Pro nesporné pohledávky je nejlevnější cestou elektronický platební rozkaz. Soudní poplatek u nižších částek začíná na 300 Kč, u vyšších se odvíjí od výše jistiny. Pokud dlužník do patnácti dnů nepodá odpor, rozkaz nabývá účinků pravomocného rozsudku a lze podle něj vést exekuci. Pokud odpor podá, věc pokračuje jako běžný spor.

Náklady řízení včetně poplatku a odměny advokáta nese ve výsledku dlužník – ovšem jen tehdy, když má z čeho. Proto se před podáním žaloby vyplatí zvážit, jestli je vůbec kde vymáhat.

Inkasní agentury a odkup pohledávek

Inkasní agentura si obvykle bere podíl z vymožené částky a pracuje na úspěch. Dává smysl u většího počtu drobných pohledávek, kde by vlastní kapacita nestačila. Odkup pohledávky znamená okamžité peníze, ale s citelným diskontem – u problémových pohledávek řádově desítky procent.

Alternativou v prevenci je faktoring, tedy průběžný odkup pohledávek před splatností. Ten neřeší dlužníky, ale časový nesoulad mezi vystavením faktury a příchodem peněz. Souvislosti popisuju v článku o tom, proč i zisková firma skončí bez peněz.

Nezaplacená faktura a daně

Tady bývá největší překvapení. Jako plátce DPH odvádíte daň z vystavené faktury, ne z uhrazené – peníze státu tedy pošlete i za zakázku, za kterou vám nikdo nezaplatil. Zákon zná institut opravy základu daně u nedobytné pohledávky, ale podmínky jsou přísné a navázané na soudní či insolvenční řízení. Není to nic, co byste udělali sami během odpoledne.

U daně z příjmů záleží na režimu: kdo vede daňovou evidenci, zdaňuje až příjem, takže nezaplacená faktura do základu nevstoupí. Kdo vede účetnictví, zdaňuje výnos v okamžiku vzniku a musí řešit opravné položky. Přehled toho, co, kdy a komu se platí, najdete v článku o daních a odvodech podnikatele, širší souvislosti pak v přehledu financí malé firmy.

Časté otázky

Musím mít úrok z prodlení ve smlouvě?
Ne. Nárok vzniká ze zákona automaticky. Ve smlouvě může být sjednán jiný, ale ne nepřiměřeně vysoký.

Můžu zastavit práci, když klient neplatí?
Záleží na smlouvě. Bez ujednání o zastavení plnění při prodlení jde o riziko – lepší je mít to ve smlouvě předem, spolu se zálohami po etapách.

Vyplatí se soudit o dvacet tisíc?
Přes elektronický platební rozkaz obvykle ano, pokud je pohledávka nesporná a dlužník solventní. U dlužníka bez majetku se náklady jen prohloubí.

Co s dlužníkem v insolvenci?
Pohledávku je nutné přihlásit v zákonné lhůtě po zahájení řízení, jinak nárok zaniká. Insolvenční rejstřík je veřejný, kontrolujte ho u dlužníků, kteří přestali komunikovat.

Text má orientační povahu, údaje platí k srpnu 2026. Sazby úroků z prodlení i soudní poplatky se mění – konkrétní pohledávku a postup jejího vymáhání konzultujte s advokátem.