První zaměstnanec: mzda, odvody a co všechno musíte zařídit

První zaměstnanec je nejdražší, protože kvůli němu musíte poprvé postavit celou mzdovou agendu. Druhý už jen přibude do systému, který funguje. Dobrá zpráva je, že ten systém se dá postavit jednou a pak se o něj skoro nestaráte.

Horší zpráva je, že rok 2026 je na změny v této oblasti nezvykle bohatý. Hlášení zaměstnavatele se sjednotila a od července přibyla povinnost registrovat zaměstnance ještě před nástupem. Kdo postupuje podle návodu z roku 2024, udělá chybu.

Kolik zaměstnanec skutečně stojí

Hrubá mzda je jen část nákladu. Nad ni platí zaměstnavatel pojistné ve výši 33,8 procenta – 24,8 procenta na sociální a 9 procent na zdravotní pojištění. Zaměstnanci se ze mzdy strhává 11,6 procenta, k tomu záloha na daň.

Položka	Při hrubé mzdě 40 000 Kč
Hrubá mzda	40 000 Kč
Pojistné zaměstnavatele (33,8 %)	13 520 Kč
Přímý měsíční náklad	53 520 Kč
Roční přímý náklad	642 240 Kč

K tomu je potřeba připočíst věci, které v tabulce nejsou: dovolenou, náhradu mzdy v prvních dnech nemoci, vybavení, školení, mzdovou účetní a hlavně váš čas na zaškolení a řízení. Realistický odhad plného nákladu bývá o pětinu vyšší než přímý.

Odměna nesmí být nižší než minimální mzda, která v roce 2026 činí 22 400 Kč měsíčně, tedy 134,40 Kč za hodinu. U některých prací se navíc uplatní vyšší zaručená mzda podle složitosti a odpovědnosti.

Co zařídit před nástupem

Pořadí je důležité, protože část kroků má lhůty vázané na den nástupu.

Registrace zaměstnavatele. U správy sociálního zabezpečení a u zdravotní pojišťovny. Od července 2026 platí, že registrace zaměstnavatele u ČSSZ musí proběhnout nejpozději dva pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance – nejde to tedy nechat na potom.

Předregistrace zaměstnance. Rovněž od 1. července 2026 je nutné zaměstnance přihlásit ještě před nástupem, nejdříve osm dnů předem. Pokud nakonec nenastoupí, oznamuje se to do osmi dnů. U zdravotní pojišťovny platí osmidenní lhůta pro přihlášení.

Pracovní smlouva písemně, nejpozději v den nástupu. Musí obsahovat druh práce, místo výkonu práce a den nástupu. Zkušební doba se sjednává nejpozději v den nástupu, později už ne.

Vstupní lékařská prohlídka a školení bezpečnosti práce před zahájením práce. U dohod v druhé nerizikové kategorii byla povinnost vstupních prohlídek na konci roku 2025 zrušena, u pracovního poměru zůstává.

Zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání. Vzniká ze zákona s prvním zaměstnancem a sjednává se u určené pojišťovny; sazby se odvíjejí od převažující činnosti, takže konkrétní číslo si ověřte přímo u pojišťovny.

Jednotné měsíční hlášení: co se změnilo

Zákon č. 323/2025 Sb. sjednotil dosavadní tiskopisy do jednoho hlášení. Časová osa vypadá takhle:

Od	Co platí
1. 1. 2026	Zrušeny výkaz příjmů z dohod a přehled o výši pojistného; za leden až březen si zaměstnavatel vede evidenci a dohlašuje dodatečně
1. 4. 2026	Spouští se jednotné měsíční hlášení, podává se do 20. dne následujícího měsíce
1. 7. 2026	Předregistrace zaměstnance před nástupem

Za nesplněné hlášení hrozí pokuta až 50 000 Kč za každý případ. Praktický důsledek pro malou firmu: tohle je oblast, kde se vyplatí mzdová účetní i při jediném zaměstnanci. Náklad na její služby je zlomkem jedné pokuty.

Dohody místo pracovního poměru

Na nárazovou výpomoc bývají dohody vhodnější než pracovní poměr.

Dohoda o provedení práce – nejvýše 300 hodin ročně u jednoho zaměstnavatele. Pojistné se neodvádí, pokud měsíční odměna nedosáhne 12 000 Kč; limit se proti roku 2025 zvýšil z 11 500 Kč. Příjmy od různých zaměstnavatelů se nesčítají, od téhož ano.

Dohoda o pracovní činnosti – rozsah průměrně nejvýš 20 hodin týdně, hranice pro odvody zůstává na 4 500 Kč.

Dvě věci, které se u dohod přehlížejí. Odměna nesmí být nižší než minimální hodinová sazba. A pracovníci na dohodu mají nárok na placenou dovolenou – při splnění podmínky odpracovaných hodin a trvání dohody. Dohoda tedy dnes není tak levná a bezstarostná, jak bývala.

Zkušební doba a ukončení poměru

Zkušební doba je jediné období, kdy může poměr skončit rychle a bez udávání důvodu z obou stran. Sjednává se písemně a nejpozději v den nástupu – pozdější dodatek už zkušební dobu nezaloží. Právě tohle je detail, na kterém malé firmy nejčastěji přijdou o pružnost, kterou by potřebovaly.

Po jejím uplynutí se situace mění zásadně. Zaměstnavatel může dát výpověď jen z důvodů uvedených v zákoníku práce, běží výpovědní doba a u organizačních důvodů vzniká nárok na odstupné, jehož výše se odvíjí od odpracované doby. Ukončení dohodou je v praxi nejčistší cesta, ale vyžaduje souhlas druhé strany.

Praktický důsledek pro rozpočet: náklad na chybný nábor není jen ztracený čas, ale i výpovědní doba, po kterou se mzda platí dál. Proto se u prvního člověka vyplatí nepřeskakovat zaškolovací fázi a průběžně říkat, co funguje a co ne – rozhodnutí na konci zkušební doby pak není překvapením pro nikoho.

U dohod je ukončení volnější, ale i tam platí, že způsob ukončení má být ujednán; jinak se použije zákonná úprava s patnáctidenní výpovědní dobou.

Mzda, benefity a co s tím dál

Osvobozený limit zaměstnaneckých benefitů odpovídá v roce 2026 průměrné mzdě 48 967 Kč ročně, u zdravotních benefitů poloviční částce 24 483,50 Kč. Do limitu jde benefit u zaměstnance bez zdanění, nad něj se zdaňuje jako mzda.

U malé firmy bývá účinnější než benefitní systém prostá předvídatelnost: vyplácet včas, mít jasno v přesčasech a nedávat sliby, které nepůjde splnit. Souvislosti mezi mzdovými náklady, kapacitou a vytížeností popisuju v textu o řízení firmy, která přeroste jednoho člověka.

Mzdová agenda mimochodem není totéž co vaše vlastní daně a odvody. To, co odvádíte za sebe jako podnikatel, běží dál a nezávisle – přehled je v článku o daních a odvodech podnikatele. Evidenci docházky a mzdové podklady je rozumné vést v systému, ne v tabulce na jednom počítači; kategorie nástrojů rozebírám v textu o nástrojích a automatizaci.

Časté otázky

Můžu místo zaměstnance spolupracovat s živnostníkem?
Jen pokud jde skutečně o samostatnou činnost. Pokud pracuje podle vašich pokynů, ve vaší pracovní době a vašimi prostředky, jde o závislou práci se všemi důsledky – podrobně v článku o švarcsystému.

Kdy má smysl mzdová účetní?
Prakticky od prvního zaměstnance. Agenda má měsíční termíny a sankce, a chyba stojí víc než roční odměna.

Co když zaměstnanec nenastoupí?
Předregistraci je nutné zrušit, resp. oznámit nenastoupení ve stanovené lhůtě. Nechat běžet přihlášku k neexistujícímu pracovnímu poměru vede ke zbytečnému předpisu pojistného.

Sazby, limity i termíny platí k srpnu 2026 a mají orientační povahu; pravidla v této oblasti se během roku 2026 mění. Konkrétní postup u prvního zaměstnance proberte s mzdovou účetní, pracovněprávní dokumentaci s advokátem.